Misstanden Melden

(Tłumaczenie Polski)

Doel regeling en voorbeelden misstanden

Dit betreft een regeling, hierna de “Klokkenluidersregeling”, voor het omgaan met een Vermoeden van een Misstand binnen Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V en haar dochterondernemingen in Nederland, hierna de “Organisatie”.

Doel Klokkenluidersregeling

Het belangrijkste doel van de Klokkenluidersregeling is dat melders beschermd worden en misstanden binnen de organisatie bekend worden. Bij voorkeur komt als eerste de leiding van de Organisatie op de hoogte van misstanden. Daarbij dienen de Melders en anderen op een verantwoorde wijze een melding te kunnen doen, zonder gevolgen voor hun positie. De Klokkenluidersregeling biedt daarnaast de mogelijkheid aan de organisatie om tijdig maatregelen te kunnen nemen om een eind te maken aan een misstand voordat een van de risico’s zich verwezenlijkt.

Voorbeelden misstanden

Bij een misstand kan men denken aan bijvoorbeeld: (een vermoeden van) een overtreding van de wet- en regelgeving (bijvoorbeeld fraude, verduistering, corruptie) of het veroorzaken van een situatie waardoor personeel of derden in gevaar (kunnen) worden gebracht (bijvoorbeeld overtreding veiligheidsregels). De schadelijke overtreding moet het persoonlijk belang van de klokkenluider/melder overstijgen bijvoorbeeld doordat er sprake is van een zekere mate van ernst of omvang of van een structureel karakter. Misstanden die gemeld kunnen worden zijn bijvoorbeeld:

als er gezien wordt dat er illegaal afval wordt geloosd;
als er opzettelijk producten worden besmet of vervalst (voedselfraude);
of als er een vermoeden is dat er collega’s zijn die prijsafspraken maken met de concurrent.

Misstanden die niet gemeld kunnen worden op basis van de Klokkenluidersregeling zijn persoonlijke klachten (bijvoorbeeld over de werkplek, de relatie met collega’s of leidinggevende). Deze klachten kunnen worden gemeld volgens de procedure zoals geregeld in het klachtenreglement (regeling nummer: 009-0).

Het reglement

Artikel 1. Begripsbepalingen
1.1. In de Klokkenluidersregeling wordt verstaan onder:
a. Werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht of heeft verricht, dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht;
b. Organisatie: Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. en haar dochterondernemingen;
c. Vermoeden van een Misstand: het vermoeden van een Melder, dat binnen de Organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt, of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;
d. Misstand: Er is sprake van een misstand, bij een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
1°een schending of een gevaar voor schending van wet- of regelgeving of van de interne regels van de Organisatie, dan wel
2°een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.
e. Externe Contactpersoon: degene die is aangewezen door de Organisatie om als externe derde op te treden en in volledige vertrouwelijkheid het meldingsproces van de Melder te begeleiden en/of de Melder te voorzien van advies;
f. Leidinggevende: de direct leidinggevende van de Melder;
g. Melding: het mondeling of schriftelijk verstrekken van informatie over een Vermoeden van een Misstand op grond van de Klokkenluidersregeling;
h. Melder: de persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een Vermoeden van een Misstand heeft gemeld of openbaar heeft gemaakt op grond van de Klokkenluidersregeling, en voorzover in het licht van de omstandigheden en de informatie waarover de Melder ten tijde van de melding beschikte, redelijke gronden had om aan te nemen dat de door hem gemelde zaken op waarheid berusten. Dit kunnen zijn: werknemers, sollicitanten, gedetacheerden, ambtenaren, zelfstandigen, aandeelhouders, personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de Organisatie, vrijwilligers, bezoldigde of onbezoldigde stagiairs, of andere personen die werken voor (onder)aannemers of leveranciers. Ook personen die voorheen in een van deze rollen actief waren kunnen Melder zijn;
i. Hoogste Leidinggevende van de Organisatie: CEO Plukon Food Group;
j. Hoogste Leidinggevende van de Vestiging: de persoon die de dagelijkse leiding heeft over de vestiging waar de Melder, indien het een werknemer betreft, werkzaam is (plantmanager); waar in een bepaalde vestiging de plantmanager niet de feitelijk leidinggevende is van het kantoorpersoneelslid die de melding doet, is in dat geval de managing director van Nederland de Hoogste Leidinggevende van de Vestiging.
k. Interne Toezichtorgaan: het orgaan dat binnen de organisatie van de Werkgever toezicht houdt op de Hoogste Leidinggevende, zijnde de Raad van Commissarissen met de Voorzitter van de Auditcommissie, als aanspreekpunt;
l. Hoogste Verantwoordelijke: het Interne Toezichtorgaan of als de organisatie van de Werkgever geen Intern Toezichtorgaan heeft, de Hoogste Leidinggevende van de Vestiging;
m. Interne Contactpersoon: Director Legal Affairs, die in het kader van deze klokkenluidersregeling interne contactpersoon is, met het oog op het tegengaan van benadeling. In uitzonderlijke gevallen kan – al dan niet op verzoek van de Melder- een ander persoon als intern contactpersoon worden aangewezen door de Hoogste Leidinggevende van de Werkgever in overleg met de Melder.
n. Onderzoekers: degenen aan wie de Hoogste Leidinggevende van de Werkgever het onderzoek naar de Misstand opdraagt, in dit kader wordt eveneens verwezen naar artikel 11 lid 4;
o. Vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de Organisatie te fungeren,
p. Externe Instantie: i) Een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten, ii) Een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift, iii) Een andere daartoe bevoegde instantie waar het Vermoeden van een Misstand kan worden gemeld;
q. Externe Derde: Iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie die naar het redelijk oordeel van de Melder in staat mag worden geacht direct of indirect het Vermoeden van een Misstand te kunnen oplossen of te doen oplossen;
1.2. Omwille van de leesbaarheid wordt in de Klokkenluidersregeling de hij-vorm gebruikt. Dit betekent echter geen benadeling van andere genders.

Artikel 2. Interne Melding door de Melder
2.1 De Melder van binnen de Organisatie met een Vermoeden van een Misstand binnen de Organisatie kan daarvan – ter vrije keuze van de Melder- melding doen bij:
– zijn Leidinggevende, of
– de Hoogst Leidinggevende van de Vestiging, of;
– de Hoogst Leidinggevende van de Werkgever, of;
– het Intern Toezichtsorgaan, of;
– de Externe Contactpersoon, of;
– de Vertrouwenspersoon.
Zie tevens “Schema Klokkenluidersprocedure” (bijlage 1) en “Overzicht functies en contactgegevens” (bijlage 2).
2.2 De melding kan door de Melder op de volgende wijze worden gedaan:
– Schriftelijk
– Mondeling via telefoon of ander spraakberichtensysteem
– Door middel van een gesprek op locatie, binnen een redelijke termijn nadat de Melder daarom heeft verzocht
2.3 De Melder krijgt zo spoedig mogelijk een schriftelijke bevestiging van ontvangst van de melding, doch uiterlijk binnen zeven dagen na ontvangst van de melding.

Artikel 3. Informatie, advies en ondersteuning voor de Melder
3.1 De Melder kan de Interne of Externe Contactpersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het Vermoeden van een Misstand.
3.2 De Melder kan voor informatie, advies en ondersteuning ook een eigen adviseur, die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft, in vertrouwen raadplegen.

Artikel 4. Bescherming van de Melder tegen benadeling
4.1 De Organisatie zal de Melder niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een Vermoeden van een Misstand.
4.2 Onder benadeling als bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals:
a. het verlenen van ontslag of schorsing, of soortgelijke maatregelen, anders dan op eigen verzoek;
b. het opleggen van een boete of andere financiële sanctie;
c. degradatie, het onthouden van opleiding of het onthouden van bevordering;
d. overdracht van taken, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
e. het geven van een negatieve beoordeling of referentie;
f. het treffen van een disciplinaire maatregel, waaronder het geven van een waarschuwing of berisping;
g. verandering van de locatie van de arbeidsplaats, oftewel het verplaatsen of overplaatsen van de Melder, anders dan op eigen verzoek;
h. discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
i. dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
j. smaad of laster of op een andere wijze toebrengen van reputatieschade;
k. voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten;
l. intrekking van een licentie of vergunning, en;
m. het tussentijds of vroegtijdig beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst of het niet omzetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Onder benadeling wordt tevens verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling.
4.3 Van benadeling als bedoeld in lid 1 is ook sprake als een redelijke grond aanwezig is om de Melder aan te spreken op zijn functioneren of een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2 jegens hem te nemen, maar de maatregel die de Organisatie neemt niet in redelijke verhouding tot staat tot die grond.
4.4. Indien de Organisatie jegens de Melder binnen afzienbare tijd na het doen van een Melding overgaat tot het nemen van een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2, wordt de benadeling vermoed het gevolg te zijn van de melding, tenzij de Organisatie motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een Vermoeden van een Misstand.
4.5. De Organisatie draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de Melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een Vermoeden van een Misstand. Hieronder wordt in ieder geval verstaan hetgeen in lid 1 is opgenomen en verder:
a. het pesten, negeren en uitsluiten van de Melder;
b. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de Melder;
c. het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de Melder of collega’s van de Melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
d. het intimideren van de Melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn Melding doorzet.
4.6. De Organisatie spreekt Werknemers en anderen die zich schuldig maken aan benadeling van de Melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen of andere sancties hieraan verbinden.

Artikel 5. Het tegengaan van benadeling van de Melder
5.1. De aangewezen Interne Contactpersoon bespreekt onverwijld, samen met de Melder, welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de Melder kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De Interne Contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de Melder. De Melder ontvangt hiervan een afschrift.
5.2. Indien de Melder van mening is dat sprake is van benadeling, kan hij dat onverwijld bespreken met de Interne Contactpersoon. De Interne Contactpersoon en de Melder bespreken ook welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De Interne Contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de Melder. De Interne Contactpersoon stuurt het verslag onverwijld door aan de Hoogste Leidinggevende van de Werkgever. De Melder ontvangt hiervan een afschrift.
5.3. De Hoogste Leidinggevende van de Vestiging dan wel de Hoogst Leidinggevende van de Werkgever draagt er zorg voor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

Artikel 6. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling
6.1. De Organisatie zal de Leidinggevende en de Vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in de Klokkenluidersregeling beschreven taken.
6.2. De Organisatie zal de Interne en Externe Contactpersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in de Klokkenluidersregeling beschreven taken.
6.3. De Organisatie zal de familieleden, collega’s of adviseurs van de Melder, en de juridische entiteiten die eigendom zijn van de Melder, niet benadelen vanwege het doen van een Melding in het kader van de Klokkenluidersregeling.
6.4. De Organisatie zal de Onderzoekers niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in de Klokkenluidersregeling beschreven taken.
6.5. De Organisatie zal een Melder die wordt gehoord door de Onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.
6.6. De Organisatie zal een Melder niet benadelen in verband met het door hem aan de Onderzoekers verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek.
6.7. Op benadeling van de in lid 1 t/m 6 bedoelde personen zijn artikel 5 lid 2 t/m 6 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7. Vertrouwelijke omgang met de Melding en de identiteit van de Melder
7.1. De Organisatie draagt er zorg voor dat de informatie over de Melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze Melding betrokken zijn.
7.2. Al diegenen die bij de behandeling van een Melding betrokken zijn maken de identiteit van de Melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de Melder en gaan met de informatie over de Melding vertrouwelijk om.
7.3. Indien het Vermoeden van een Misstand is gemeld via de Externe Contactpersoon en de Melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle aan de Melder gerichte correspondentie over de Melding verstuurd aan de Externe Contactpersoon en stuurt de Externe Contactpersoon dit onverwijld door aan de Melder.
7.4. Ook in andere gevallen dan in 7.3 genoemd waarin de Melder anoniem wenst te blijven, zal de anonimiteit van de Melder worden beschermd en zorgt de Organisatie voor een zorgvuldige opvolging van de melding, voor zover mogelijk binnen deze Klokkenluidersregeling.

Artikel 8. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de Melding
8.1. Indien de Melding schriftelijk wordt gedaan, ontvangen de Melder, de Interne Contactpersoon en de Hoogst Leidinggevende van de Werkgever daarvan een bevestiging en een afschrift van degene aan wie de Melding is gedaan.
8.2. Indien de Werknemer de Melding mondeling doet of een schriftelijke Melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt degene waarbij de Melding is gedaan, in overleg met de Melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de Melder. De Melder, de Interne Contactpersoon en de Hoogst Leidinggevende van de Werkgever ontvangen hiervan een afschrift van degene aan wie de Melding is gedaan.
8.3. Indien de Melder of degene waarbij de Melding is gedaan een redelijk vermoeden hebben dat de Interne Contactpersoon bij de Vermoedde Misstand betrokken is, stuurt degene aan wie de Melding is gedaan – in overleg met de Melder – de Interne Contactpersoon, in afwijking van artikel 8 lid 1 en lid 2, geen bevestiging en afschrift van de Melding.
8.4. Indien de Melder of degene aan wie de Melding is gedaan een redelijk vermoeden hebben dat de Hoogste Leidinggevende van Werkgever bij de Vermoeden Misstand betrokken is, stuurt degene waarbij de Melding is gedaan, de Melding onverwijld door aan het Interne Toezichtsorgaan binnen de Organisatie. In dat geval dient in de Klokkenluidersregeling voor “de Hoogste Leidinggevende van de Werkgever” verder “het Interne Toezichtsorgaan” te worden gelezen.
8.5. Na ontvangst van de Melding stelt de Hoogste Leidinggevende van Werkgever de Melder in de gelegenheid, zich uit te laten of er zich in casu een uitzonderlijk geval voordoet, waardoor de Director Legal Affairs zou moeten worden vervangen door een ander persoon als Intern Contactpersoon.
8.6. De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever stuurt zowel de Melder, als de Interne Contactpersoon, onverwijld een bevestiging dat de Melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de Melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de Melding.

Artikel 9. Bescherming persoonsgegevens
Zowel de Interne als Externe Contactpersoon, de Hoogste Leidinggevende van Werkgever, de Leidinggevende, de Hoogst Leidinggevende van de Vestiging, de Vertrouwenspersoon, de Onderzoekers dan wel het Interne Toezichtsorgaan, dienen ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de Melding en het onderzoek:

toereikend, relevant en niet-overmatig zijn voor de behandeling van de Melding;
beperkt blijven tot aanduidingen van feiten, en in principe geen waardeoordelen bevatten; subjectieve appreciaties moeten dus in regel worden geweerd;
die onbewezen feiten uitmaken, uitdrukkelijk als dusdanig worden aangemerkt is;
niet langer worden bewaard dan nodig voor de behandeling van de Melding, inclusief de eventuele gerechtelijke- of tuchtprocedures tegen de beklaagde (gegronde melding) of tegen de Melder in geval van valse meldingen of lasterlijke aantijgingen; en
slechts worden verwerkt in overeenstemming met Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 en de Uitvoeringswet AVG.

Indien de Melder een Werknemer is van de Organisatie, worden zijn persoonsgegevens verwerkt conform het op het moment van de Melding geldende privacy statement voor werknemers. Indien de Melder geen Werknemer is van de Organisatie, worden zijn persoonsgegevens verwerkt conform het op het moment van de Melding geldende privacy statement voor externen.

Artikel 10. Behandeling van de Melding door de Organisatie
10.1. De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever stelt een onderzoek in naar het gemelde Vermoeden van een Misstand. Het onderzoek naar het gemelde Vermoeden van een Misstand zal worden ingesteld tenzij:
a. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een Vermoeden van een Misstand.
10.2. Indien de Hoogste Leidinggevende van de Werkgever besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de Melder en de Interne en eventueel Externe Contactpersoon daar binnen twee weken na de interne Melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan de Hoogste Leidinggevende van de Werkgever van oordeel is dat het Vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een Vermoeden van een Misstand.
10.3. De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever draagt het onderzoek op aan Onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de Vermoeden Misstand.
10.4. De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever informeert de Melder en de Interne en eventueel Externe Contactpersoon onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De Hoogst Leidinggevende van de Werkgever stuurt de Melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
10.5. De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever informeert de personen op wie een Melding betrekking heeft over de Melding tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
10.6. De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever houdt de Interne Contactpersoon op de hoogte van het verloop van het onderzoek.

Artikel 11. De uitvoering van het onderzoek
11.1. De Onderzoekers stellen de Melder in de gelegenheid te worden gehoord. De Onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de Melder. De Melder ontvangt hiervan een afschrift.
11.2. De Onderzoekers kunnen ook anderen horen. De Onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift.
11.3. De Onderzoekers kunnen binnen de Organisatie alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
11.4. Melders en andere betrokkenen mogen de Onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de Onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
11.5. De Onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de Melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
11.6. De Onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de Melder en personen waarop de Melding betrekking heeft hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
11.7. Indien het onderzoek aantoont dat de Melding ongegrond was en tevens uit het onderzoek blijkt dat de Melder te kwader trouw heeft gehandeld dan wel misbruik van de Klokkenluidersregeling heeft gemaakt, dan kunnen disciplinaire maatregelen worden getroffen in lijn met het van tijd tot tijd geldende arbeidsreglement, waarbij een ontslag (op staande voet) niet wordt uitgesloten.

Artikel 12. Standpunt van de Organisatie
12.1. De Hoogste Leidinggevende van de Werkgever waarbij de melding in behandeling is informeert de Melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde Vermoeden van een Missstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de Melding heeft geleid.
12.2. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, informeert de Hoogste Leidinggevende van de Werkgever waarbij de Melding in behandeling is de Melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de Melder het standpunt tegemoet kan zien. De verlenging van de termijn mag maximaal vier weken bedragen.
12.3 Artikel 12.1 en 12.2 zijn overeenkomstig van toepassing op de personen op wie de Melding betrekking heeft, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 13. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt van de Organisatie
13.1. De Organisatie stelt de Melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de Organisatie te reageren.
13.2. Indien de Melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de Organisatie onderbouwd aangeeft dat het Vermoeden van een Misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de Organisatie sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de Organisatie hier inhoudelijk op en zal het Intern Toezichtsorgaan haar standpunt kenbaar maken en zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek instellen. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 9 t/m 13 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 14. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de Melder
14.1. De Melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een Melding, kan de Hoogste Leidinggevende van Werkgever of indien er een redelijk vermoeden is waaruit blijkt dat de Hoogste Leidinggevende van Werkgever betrokken is bij de Vermoede Misstand, het Interne Toezichtsorgaan, verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.
14.2. De artikelen 9 t/m 15 zijn van overeenkomstige toepassing.
14.3. Lid 1 en 2 zijn op de in artikel 7 lid 1 t/m 5 bedoelde personen van overeenkomstige toepassing.

Artikel 15. Externe melding
15.1. Ongeacht het kunnen doen van een interne Melding van een Vermoeden van een Misstand bij de in artikel 2 onder lid 1 genoemde personen, heeft de Melder de keuze rechtstreeks een externe Melding te doen bij een Externe Instantie.
15.2. De Melder doet deze externe Melding van een Vermoeden van een Misstand bij een bevoegde autoriteit. Hij hoeft dit niet te motiveren. Wel mag van hem worden verlangd dat hij rekening houdt met een eventueel verzoek van de Organisatie, die daartoe de nodige randvoorwaarden heeft gecreëerd, om misstanden in elk geval ook intern te melden. Ook mag van hem worden verlangd dat hij bij een externe melding rekening houdt met het belang van de Organisatie bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van die melding.
15.3 De Melder kan de externe melding doen bij een bevoegde autoriteit die daarvoor naar het redelijk oordeel van de Melder het meest in aanmerking komt. Onder bevoegde autoriteit wordt in ieder geval verstaan:
a. een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;
b. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;
c. een andere daartoe op grond van de wet bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders, meer informatie hierover is te vinden op https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/
15.4 De Organisatie mag een Melder noch mondeling noch schriftelijk verbieden om een misstand extern te melden.

Artikel 16. Publicatie, rapportage en evaluatie
16.1. De Hoogste Leidinggevende van Werkgever draagt er zorg voor dat de Klokkenluidersregeling wordt gepubliceerd op de informatieborden en openbaar wordt gemaakt op de website van de Organisatie.
16.2. De Hoogste Leidinggevende van Werkgever stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van Vermoedens van Misstanden en Vermoeden van Onregelmatigheden en de uitvoering van de Klokkenluidersregeling in Nederland. Deze rapportage bevat in ieder geval:
a. informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het melden van Vermoedens van Misstanden en Onregelmatigheden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak;
b. informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de Organisatie;
c. algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van benadeling van de Melder;
d. informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een Melding en een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de Organisatie.
16.3. De Hoogste Leidinggevende van Werkgever stuurt het concept voor de in het vorige lid bedoelde rapportage ter bespreking aan de Centrale Ondernemingsraad, waarna dit in een overlegvergadering met de Centrale Ondernemingsraad wordt besproken.
16.4. De Hoogste Leidinggevende van Werkgever stelt de Centrale Ondernemingsraad in de gelegenheid zijn standpunt over het beleid aangaande het omgaan met het melden van Vermoedens van Misstanden, de uitvoering van de Klokkenluidersregeling, en de rapportage kenbaar te maken. De Hoogste Leidinggevende van Werkgever draagt zorg voor verwerking van het standpunt van de Centrale Ondernemingsraad in de rapportage, en legt deze verwerking ter goedkeuring aan de Centrale Ondernemingsraad voor.

Artikel 17. Inwerkingtreding Klokkenluidersregeling
17.1. De Klokkenluidersregeling treedt in werking op 18 juli 2024.
17.2. De Klokkenluidersregeling wordt aangehaald als de Klokkenluidersregeling voor het omgaan met het melden van een Vermoeden van een Misstand bij Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. en haar dochterondernemingen, of kortweg Klokkenluidersregeling Bankiva B.V., Plukon Food Group B.V. en haar dochterondernemingen.

Artikel 18. Wijziging
Wijziging van deze Klokkenluidersregeling zal met inachtneming van artikel 27 WOR (instemmingsrecht van de ondernemingsraad) geschieden.

Bijlagen:

Bijlage 1: Schematische weergave klokkenluidersregeling
Bijlage 2: Meldingsformulier

Contactgegevens Hoffmann Bedrijfsrecherche
Telefoonnnummer: 088-2986600 (bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8:00 uur – 20:00 uur)
Online: https://hoffmann.nl/klokkenluidersregeling-Plukon

Voor andere meldgegevens -anders dan Hoffmann Bedrijfsrecherche- zie de contactgegevens op de plaatselijke mededelingenborden.